Бухгалтерские программы — как сложный механизм. Пока всё настроено правильно, они работают как часы. Но достаточно одной некорректной операции, пропущенного обновления или нарушенного обмена данными — и система начинает давать сбой. Показатели «плывут», отчёты не сходятся, а искать ошибку вручную — всё равно что искать иголку в стоге документов.
В этот момент компания обычно приходит к выводу: нужен IT-аудит.
Что такое IT-аудит в бухгалтерских системах
Это комплексная проверка, цель которой — убедиться, что ваши учетные системы работают корректно, данные передаются без искажений, а регистры не превращаются в склад случайных цифр.
IT-аудит включает несколько обязательных этапов:
- Диагностика конфигураций и обновлений
Проверяем, актуальна ли версия программ, и не пропустили ли вы важные исправления, влияющие на расчеты. - Анализ настроек в соответствии с учетной политикой и законодательством РФ
Учетная политика изменилась? Законодательство обновилось? Настройки должны быть синхронизированы — иначе ошибки неизбежны. - Проверка работы обменов между системами
Если данные выгружаются неправильно, у компании появляются сразу несколько «параллельных реальностей», где цифры не совпадают между собой. - Сверка данных учета с регистрами
Именно здесь обычно вскрываются накопленные ошибки, которые мешают формировать корректные отчеты. - Подготовка дорожной карты исправлений
Четкий список шагов, что и как нужно исправить — без туманных советов и «разберёмся по ходу дела».
Почему программы перестают считать правильно
В 95 % случаев проблемы возникают не потому, что «программа плохая». Наоборот — современные решения 1С создаются профессиональными разработчиками и способны работать безошибочно годами. Но в реальности происходит вот что:
1. Ошибки пользователей копятся как снежный ком
Бухгалтер работает в спешке, вводит данные вручную, что-то не досмотрел — и ошибка уходит в систему.
Когда операций тысячи, вручную найти и устранить каждую ошибку практически невозможно. В результате:
- некорректные данные попадают в регистры;
- программа начинает «считать странно»;
- отчеты перестают сходиться;
- сбои растут от месяца к месяцу.
Чтобы остановить этот процесс, нужны специальные автоматические обработки, которые находят ошибки сами — а специалист уже исправляет их вручную.
2. Нарушается обмен данными между системами
«Выгрузка прошла успешно» — звучит оптимистично, но далеко не всегда соответствует фактам.
Если сотрудники неправильно работают в одной из программ, при обмене:
- часть данных выгружается не полностью,
- часть — неверно,
- а часть — вовсе не попадает в систему.
Так в компании появляются несколько программ с разными цифрами и разной картиной учета. И это уже не бухгалтерия — а параллельные вселенные.
Чтобы привести всё в порядок, пишутся специальные обработки, которые автоматически выявляют расхождения и сбои обмена.
Что дает IT-аудит компании
По сути, это профилактика и ремонт одновременно. После IT-аудита:
- учетные системы работают синхронно;
- обмены перестают «падать» в самый неподходящий момент;
- отчеты формируются быстро и корректно;
- главбух может работать, а не тушить пожары;
- руководство наконец видит реальные цифры — и может принимать управленческие решения, а не угадывать их.
IT-аудит — это не разовая акция, а элемент здоровой ИТ-инфраструктуры.
Программы 1С нужно дополнять обработками, автоматическими контролями и сервисами, которые поддерживают учет в актуальном состоянии при больших объемах операций.
Почему этим не может заниматься главный бухгалтер
Главбух — эксперт по бухгалтерии, но не программист и не архитектор учетных систем.
Построить и поддерживать правильный обмен, выявлять сбои, писать обработки, восстанавливать регистры — это работа команды ИТ-специалистов, которые знают, как устроена бухгалтерская кухня внутри программного ядра.
Именно поэтому компании обращаются к профессионалам: они не только находят ошибки, но и устраняют их так, чтобы система работала стабильно в будущем, а не «до конца квартала».